דיאלוג לצמיחה
5 טיפים לשיחת הערכה מקצועית
שיחות הערכה שנתיות לכלל העובדים הינן עניין נפוץ בארגונים רבים. יחד עם זאת, ישנם מנהלים הטוענים שאין להם צורך לקיים את שיחות הערכה השנתיות, היות שהם נותנים לצוות שלהם פידבק על בסיס יום יומי. אינני מקבלת טענה זו, ולדעתי הסיבות להימנעות משיחות הערכה אלו קשורות להשקעה הנדרשת בהכנה לקראת השיחה, ובעיקר – החשש מההשלכות של הדברים אשר יאמרו בשיחה על המוטיבציה והתפקוד של העובד בהמשך הדרך.
תקשורת שוטפת ורצופה בין עובד ומנהל בנוגע לביצוע משימות ואופן התפקוד הינה משמעותית והכרחית, אך אינה מהווה תחליף לשיחת הערכה שנתית. שיחת הערכה אינה דבר הנעשה כבדרך אגב, היא דורשת מחשבה על בחירת המסרים שחשוב למנהל להעביר לעובד ועל הדוגמאות הרלוונטיות לכך. זהו דיאלוג בו מציין המנהל את התחומים שבהם הוא שבע רצון מעבודתו של העובד, ובמקביל מציג לעובד היכן עליו להשתפר. על המנהל להיות קשוב לצרכים ולתחושות של העובד, לבחון את שאיפותיו, את הקשיים שעמם הוא מתמודד ואת הכלים שלהם הוא זקוק על מנת לבצע את עבודתו בצורה מיטבית. בדרך זו מייצרים תקשורת אפקטיבית, מגדירים יעדים ומעודדים את העובד לשפר ביצועים.
ישנם מנהלים אשר מצפים כי דברים רבים יהיו ברורים מאליהם לעובד, גם מבלי שייאמרו בפירוש: "ציפיתי שהוא ירים דגל בזמן על כך שסיום הפרויקט עומד להידחות", או – "ציפיתי שבהיעדרי, היא תיקח אחריות ותהיה פרואקטיבית מול שאר הגורמים בארגון", או "ציפיתי שהוא יבין לבד שזה לא הזמן המתאים לצאת לחופשה בתקופה כל כך לחוצה".
אנשים נוטים לחשוב שהציפיות שלהם מובנות מאליהן, שסבר הפנים שלהם אומר הכול, ואין צורך לומר דבר. לצערי, פעמים רבות, מתרחש תהליך הפוך: המנהל צובר עוד ועוד כעסים עקב ציפיות לא ממומשות. לעומתו, העובד חושב שהוא פועל כשורה ואינו מבין מדוע המנהל מתייחס אליו בחוסר סבלנות, בעצבנות או בכעס. העובד מתנהל בהתאם להרגלים שהוא סיגל לעצמו לאורך השנים. כל עוד הוא לא מקבל משוב ברור על ביצועיו ועל אופן התנהלותו, אין סיבה שישנה את הרגליו. כדור השלג הזה רק הולך ומתעצם עד לנקודת פיצוץ, שממנה לעיתים אין דרך חזרה.
לפיכך שיחת הערכה הנעשית מתוך כוונה כנה לשפר את העבודה המשותפת, ולאפשר לעובד לצמוח ולהתפתח, הן מבחינה מקצועית והן מבחינה אישית, יכולה לחולל שינוי משמעותי. חשוב לזכור, שלא כדאי לחכות לשיחת הערכה שנתית על מנת לשוחח עם העובד על פערים בציפיות.
כך לדוגמה, התלונן בפני מנכ"ל על אחד ממנהליו הבכירים: "אני לא מרוצה ממנו. למרות שקבענו שכל יום ראשון הוא מגיש לי דוח ביצועים, זה לא קורה. אני צריך להזכיר לו, ולבקש שוב ושוב עד שאני מקבל את הדוח".
המלצתי לו לקיים שיחה על הנושא עם אותו מנהל, להבהיר את הציפיות שלו בנוגע לסיכום ביניהם, ולהביע את חוסר שביעות הרצון שלו כאשר מה שסוכם לא מתממש בזמן. במהלך השיחה, הסתבר כי המנהל לא ראה באופן התנהלותו בעיה כלשהי. לדבריו, רוב הזמן הוא עסוק במשימות שחשובות לארגון, ומבחינתו איחור של מספר ימים בהגשת הדוח, אינו קריטי. עם זאת, ברגע שהוא הבין כי עבור המנכ"ל זה קריטי, והוא מצפה ממנו לעמוד בזמנים עליהם התחייב, ללא תזכורות וללא דיחוי, הוא עשה שינוי מידי בהתנהלותו.
כך, שיחה רגועה ופתוחה, שיפרה משמעותית את עבודתם המשותפת.
להלן 5 טיפים לקיום שיחת הערכה מקצועית:
- היערכו לשיחה כראוי. הקדישו מחשבה לנושאים שבהם תרצו להביע הערכה כלפי מקצועיותו והתנהלותו של העובד. רשמו לעצמכם מספר דוגמאות חיוביות המבטאות זאת. בנוסף, רשמו שני נושאים שתבחרו לציין בפניו, לצורך שיפור והתפתחות. בחרו מספר דוגמאות שהתרחשו בעבודה ואשר ממחישות את השיפור הנדרש.
- קבעו ביומן מועד לשיחת הערכה ושלחו זימון, לפחות שבוע מראש. אפשרו גם לעובד להיערך לשיחה. דאגו לקיים את השיחה במועד שנקבע. זכרו שהעובד מחכה לשיחה זו ולעיתים נמצא במתח מסוים (וגם אתם…), לכן השתדלו ככל האפשר שלא לדחות את השיחה, גם אם יש סיבה מוצדקת לכך.
- קיימו את השיחה במשרד שקט, בזמן רגוע יחסית וללא הפרעות. כניסה של אנשים למשרד ("יש לי רק שאלה"), קבלת שיחות טלפון חשובות ("זו שיחת טלפון מלקוח שאני חייב לענות לו"), או קיום שיחת הערכה בלחץ של זמן ("בוא נתקדם כי יש לי אח"כ ישיבה חשובה"), מצבים אלה ודומיהם אינם מכבדים את העובד ויש להימנע מהם.
- שיחת הערכה היא דיאלוג, לא מונולוג. שאלו כיצד העובד מרגיש בתפקיד, בארגון, ובעבודה המשותפת איתכם, עם הצוות ועם ממשקי העבודה, שאלו מהם שאיפותיו. הקשיבו לדבריו במלוא תשומת הלב, ובמידת הצורך – הציעו את עזרתכם.
- קבעו יחד עם העובד תוכנית להתמודדות עם הנושאים לשיפור ולצמיחה. במידת הצורך, ערבו גורם מקצועי נוסף באמצעות קביעת פגישה נפרדת לשם כך. עסקו בנושאים אלה גם במסגרת פגישות העבודה השוטפות שלכם, אחרת תפגשו את אותו נושא לשיפור וצמיחה גם בשנה הבאה…
שיפורים משמעותיים בדרך כלל לא קורים מעצמם. כמנהלים, יש לכם אחריות לעזור להם להצליח.
בהצלחה!
ייעוץ קריירה, הכוונה מקצועית ואישית, הכנה לראיון עבודה, שיפור מיומנויות ניהוליות וביצועים בעבודה. שינויים גדולים מתחילים בטלפון אחד קטן: 054-7235717 רקם דור